Workflows

Van factuur tot grootboekboeking in minuten

Indienen

De medewerker opent het declaratieformulier en uploadt een bon of factuur. De ingebouwde AI-scanner leest het document en vult automatisch de belangrijkste velden in – leveranciersnaam, datum, bedrag, valuta en btw-code. De medewerker controleert de vooringevulde gegevens en dient de declaratie in.

Goedkeuring

Na indiening komt de declaratie in de goedkeuringsfase. De routering wordt bepaald op basis van de kostenplaatshiërarchie en/of het declaratiebedrag.

Er zijn totaal vijf goedkeuringstypes. Van volledig automatisch tot strikte dubbele goedkeuring op elk bedrag. De vijf configuraties dekken elk gangbaar declaratiebeleid. Indien u kiest voor een routering van 2 of 3 niveau's, bepaalt u op basis van het drempelbedrag, wanneer een declaratie naar het volgende niveau gaat. Bij afwijzing ontvangt de medewerker een melding met een reden en kan de declaratie opnieuw ingediend worden.

Het gelaagd – dubbele goedkeuringstype kent de volgende routering:

• AUTO — declaraties worden automatisch goedgekeurd, de workflow functioneert als een agent, de accountant is de enige “human in the loop”.
• MANAGER — de verantwoordelijke Manager beoordeelt en keurt goed of af, naast de accountant is de manager de tweede “human in the loop”.
• DUAL — declaraties vereisen goedkeuring van zowel de Manager als de Financieel Manager, beiden fungeren als “human in the loop” naast de accountant.

Grootboek boeking

Na definitieve goedkeuring gaat de declaratie naar de boekhouding. Er wordt een eindcontrole uitgevoerd voordat de boeking plaatsvindt. Na bevestiging genereert het systeem een Journaalpost bestaande uit een of meer regels:

• Een debetboeking op de betreffende kostenrekening (bijv. reiskosten, representatiekosten).
• Een creditboeking op de crediteurenrekening of de rekening medewerkersvorderingen.
• Indien van toepassing, een aparte btw-regel van 0%, 9% of 21%.

De gehele flow is end-to-end auditeerbaar: elke beslissing, goedkeuring en boeking wordt gelogd en gekoppeld aan de medewerker, de kostenplaats en de ondersteunende documenten.